La nuova sede si trova in un piccolo complesso edilizio formato da due edifici di epoche differenti, anni Sessanta e fine Ottocento, in via Broletto 16.
Il nuovo complesso, progettato da Quattroassociati, ha nuove facciate continue in alluminio e vetro, per garantire la massima luminosità agli ambienti di lavoro. Nella definizione delle nuove facciate è stata posta attenzione alla rilettura della facciata storica vincolata restaurata nelle sue caratteristiche iconiche, pur nella contemporaneità dei materiali e delle soluzioni tecniche utilizzate. Il cortile esistente è stato riqualificato come giardino e reso visibile e accessibile dalla via Broletto.
Gli uffici di via Broletto sono un ambiente di lavoro fluido, che massimizza il potenziale delle persone, consentendo la scelta tra una varietà di spazi chiusi e aperti, entrambi in grado di rispondere alle necessità di confidenzialità e privacy, così come a quelle di collaborazione e lavoro in team. Orbitano più di 125 persone sui due piani su cui si dispongono gli uffici (il secondo livello con la terrazza affacciata sulla corte-giardino e parte del terzo piano).
Tra i punti forza del desk sharing c’è la maggiore flessibilità per dipendenti e collaboratori di scegliere la loro postazione. In quest’ottica le scrivanie non sono dedicate a una persona sola, piene di scartoffie e di oggetti personali. La condivisione incoraggia la collaborazione abbattendo le barriere.
Inoltre, senza uno spazio di lavoro dedicato ai singoli, i dipendenti hanno la libertà di muoversi, promuovendo nuove relazioni e la cultura del lavoro di squadra. Grande attenzione, quindi, è riservata all’iniziativa personale che viene valorizzata e incentivata grazie a un processo di people management costante, volto alla motivazione di ogni singola risorsa umana.
Per questo i nuovi uffici Oliver Wyman dispongono di un ampio menu di aree collaborative e aree lavoro, integrate con il verde per favorire il benessere e il comfort di chi vi lavora, e di 11 sale riunioni diversificate per dimensione e modalità di utilizzo a seconda delle tipologie.
L’ambiente interamente domotico vede una grande attenzione alcomfort, come i nuovi materiali a soffitto, una innovativa moquette con forma arombo realizzata ad hoc con colori e forme aziendali.
Il benessere dei dipendenti è garantito da una particolare attenzione all’acustica curata da Atmos, la business unit di Lombardini22 dedicata al building physics. All’analisi dell’esistente è seguita la posa di setti acustici a soffitto e pareti vetrate con alta performance con doppio vetro (spesse 12 cm). Anche sul soffitto della cucina i moduli di legno hanno una innovativa placcatura acustica in Celenit di colore nero, pannelli isolanti termici ed acustici in fibre di legno di abete mineralizzate e legate con cemento Portland.
Con la consapevolezza che non basta “preparare” gli spazi di lavoro per le persone, ma occorre anche preparare le persone ai nuovi spazi di lavoro, DEGW insieme a FUD ha compiuto una profonda operazione di change management.
Prima tappa di questo percorso è stato individuare i change agents: persone che si sono candidate per essere informate in anteprima sulle caratteristiche dei nuovi uffici, condividere in via preliminare alcune scelte per poi trasmetterle agli altri dipendenti.
I change agents fanno proprie le linee guida di progetto e le promuovono con entusiasmo, conoscono le caratteristiche del progetto e le sue peculiarità fondanti, per poterle spiegare a tutti, costituiscono un punto di riferimento per rispondere alle domande e per raccogliere i feedback, contribuiscono al cambiamento e guidano i colleghi nella transizione.
L’attività si è concretizzata con due incontri con i change agents e una successiva visita in cantiere con tutti i dipendenti dell’azienda. I workshop svolti dal team di DEGW con i change agents sono stati dedicati allo sviluppo condiviso di due luoghi fondanti il nuovo ufficio: la reception e le aree meeting.
Nel dettaglio, per la reception si è lavorato sia sul valore che si dà a questo luogo (semplice strumento di accoglienza, spazio di lavoro in team, area di supporto per ospitibe dipendenti) sia sul mood (high tech, green, industrial).
Per le aree meeting attraverso un workshop organizzato come un gioco in scatola con tabellone e pedine si sono definiti il mood stilistico degli spazi e le configurazioni più utili ai dipendenti per definire le migliori forme di utilizzo degli spazi.
Avendo a disposizione il menu dei worksetting presenti nei futuri uffici di Oliver Wyman, i partecipanti hanno stabilito quali criticità, opportunità e regole di utilizzo possano essere presenti nelle aree di supporto e di lavoro, e appuntato suggerimenti e considerazioni utili per una progettazione partecipata.
Alessandro Adamo, direttore DEGW e partner Lombardini22, spiega l’importanza del Workplace Change Managment:
“Durante il cambiamento di sedi e spazi, il change management è un percorso decisivo. Perché le persone non sono resistenti al cambiamento, ma sono resistenti a essere cambiate. Le persone, attive fin dalle prime fasi a diversi livelli di profondità, per trasformare la paura del cambiamento in entusiasmo, vengono coinvolte attraverso workshop e attività, per iniziare a far loro vivere i nuovi spazi prima ancora di entrarvi fisicamente, e spiegare loro come approcciarli. Viene costruito con loro la modalità di utilizzo degli spazi, una sorta di linee guida non calate dall’alto quindi ma condivise, in base alle loro esigenze e aspettative”.
Anche il naming del nuovo ufficio è nato attraverso un processo partecipativo, in particolare da un workshop guidato da FUD, brand del Gruppo Lombardini22 dedicato alla comunicazione e al branding.
Attraverso una mappa mentale che ha esplorato concetti nuovi facendo associazioni libere di idee, sono stati individuati immaginari nuovi e coerenti con l’azienda e i suoi valori. Da questa analisi sono germogliate alcune proposte di naming per la nuova sede.Tra cui è stata scelta NOW – ora e Noi di Oliver Wyman.
Durante il processo di cambiamento, in parallelo ai workshop e alla visita guidata in cantiere, sono state inviate ai dipendenti alcune newsletter di aggiornamento e si è condotta una campagna di informazione e di coinvolgimento attraverso sticker dislocati in punti strategici della vecchia sede prima del trasloco per incoraggiare le persone a implementare nuove abitudini nella loro routine quotidiana. Abitudini e buone pratiche legate alla sostenibilità e al rispetto per l’ambiente.
In questo modo l’iniziativa di cambiamento per la sostenibilità è iniziata dagli sticker stessi: il mezzo corrisponde al messaggio.
In conclusione, durante il primo giorno in via Broletto è stato distribuito a tutti i dipendenti un welcome book: vademecum con indicazioni pratiche e messaggio di benvenuto nella nuova sede.
