Sotto la guida del CEO Satya Nadella, nel 2014 Microsoft ha intrapreso un percorso di trasformazione che comprendeva la ristrutturazione dei suoi uffici in tutto il mondo. L'obiettivo: promuovere una cultura del lavoro più collaborativa e orientata all'apprendimento. L'azienda ha creato il progetto "The Design Language for Place", una sfida ambiziosa che fa emergere importanti informazioni su dati, tecnologia e workplace design.

Riku Pentikäinen, Global Director of Workplace Strategies, racconta come, fino a qualche hanno fa, le sedi Microsoft fossero molto interessanti dal punto di vista del design, ma avessero poco in comune tra di loro. Per questo motivo nel 2014 è stato avviato il programma The Design Language for Place, per sviluppare un linguaggio di progettazione comune e globale per Microsoft. Un progetto tanto ambizioso quanto difficile, ognuno infatti avrebbe avuto una visione personale e diversa. 

Come far convergere tutte le visioni all’interno di linee guida globali? Cosa dovrebbe avere, cosa dovrebbe comunicare un ufficio Microsoft?

Queste le domande che hanno portato a stabilire quello che oggi è il Microsoft Design Language.

Una guida preziosa per gli architetti, che lavorano a partire dall'orientamento aspirazionale di Microsoft dal punto di vista del design che non vuole essere vincolante su colore, moquette, arredi... Ma tracciare una direzione che porti a sviluppare spazi accoglienti, caldi, familiari, domestici.

Gli architetti, quasi inaspettatamente, hanno apprezzato molto la chiarezza e la trasparenza su quelle che sono le aspettative di Microsoft con la conseguenza di meno revisioni e più velocità nell'esecuzione dei progetti.

Ad esempio su Milano, Riku era sicuro che gli italiani - noti per la loro eccellenza nel design – non si sarebbero allineati con il Microsoft Design Language, ma avrebbero voluto condurre il progetto secondo la loro autorialità, creando notevoli rallentamenti nel processo. Invece l’hanno abbracciato e oggi la Microsoft House di Milano è uno dei migliori esempi del Microsoft Design Language.

Sul processo progettuale Riku sottolinea che il primo passo è scegliere un architetto che abbia voglia di lavorare con Microsoft, proprio perché la maggior parte dei problemi sorgono quando la visione degli architetti non è allineata a quella di Microsoft o se non sono predisposti a farlo. Il passaggio successivo consiste nell'ascoltare gli end user: un processo di cambiamento da la possibilità di conoscere, oltre che le persone e le loro necessità, anche come funzionano realmente le cose, i flussi di lavoro, l’operatività quotidiana. Sono proprio gli end user che devono trasferire i loro bisogni al team che guida la trasformazione.

Questo team è coordinato dai regional workplace strategists, che sono l’interfaccia degli architetti si assicurano che le linee guida del design vengano rispettate. È un dialogo molto denso, profondo, sostanziale sulla direzione che Microsoft vuole intraprendere, tracciando un percorso in cui ogni scelta, ogni dettaglio è messo in discussione. Perché è dal confronto di visioni diverse nascono le soluzioni migliori.

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Un’altra novità introdotta nello sviluppo delle nostre sedi è l’utilizzo dei dati: in sinergia con il team scientifico, Microsoft ha sviluppato il PAA Peak Average Attendance. Automaticamente si elaborano i file dei badge per estrapolare l'effettivo tempo di utilizzo degli spazi e poter stabilire, ad esempio, metratura necessaria o allocazione dello spazio. Tra le altre cose, questo ha permesso anche di ridurre il footprint di Microsoft.

Al momento è attivo anche un progetto pilota in cui, attraverso una LAN Wirless, è possibile triangolare il posizionamento delle persone e creare mappe di calore che mostrano in tempo reale quali tipi di spazi vengono utilizzati. Oltre ai dati sull’utilizzo degli spazi, ce ne sono altri che mostrano come e con chi le persone collaborano, per conoscere quali flussi di lavoro e connessioni esistono tra i differenti dipartimenti aziendali. 

Ad esempio: quanto l'ingegneria collabora con le vendite? Quanto, a livello di spazio fisico, possiamo supportare e favorire questa collaborazione?

Altri dati ancora arrivano dai sondaggi degli HR, in termini di preferenze e necessità personali. Tutto per arrivare a creare ambienti in grado di massimizzare la produttività. Ma attenzione, oltre i dati, è necessario sviluppare una visione olistica di come lo spazio si comporta, e far si che si adatti automaticamente. Questa è un'area su cui Microsoft sta collaborando con Steelcase, Herman Miller, Knoll e Haworth per soluzioni che consentano questo adattamento. Orange Books e Framery supportano l'azienda per garantire la massima flessibilità nello spazio.

Microsoft punta a una flessibilità tale che gli stessi utenti finali possano modificare lo spazio, secondo le esigenze di ciascun team. Concentrazione? Collaborazione? Creatività? Brainstorming? Un unico spazio flessibile sarà in grado di offrire condizioni favorevoli per ogni bisogno.

Un altro tema fondamentale è conoscere quali sono le aspettative della forza lavoro del domani, e come possiamo adattare lo spazio per attirare i futuri talenti. Bisogna analizzare input provenienti da diversi livelli: dall'università ai bambini che iniziano la scuola elementare. Un'altra parte del programma di ricerca riguarda la comprensione dell’impatto che alcune innovazioni hanno sul workplace. Qual è l'impatto della stampa 3D dei mobili sul posto di lavoro? Qual è l'impatto della gig economy e come influenza l'ambiente fisico?

Il Microsoft Design Language punta a rimanere, a creare un file rouge che lascia il segno e comunica armonia tra le sedi a livello globale: uno spazio che, costruito tra dieci anni, comunicherà lo stesso feeling della sede di Milano, sempre immersi in una evoluzione costante.
L’analisi delle necessità attuali della futura forza lavoro ci permette di creare un linguaggio in costante evoluzione, sempre aggiornato: timeless with distinction.

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• L'articolo tratto dall’intervista di  Avinash Rajagopal a su Riku Pentikäinen su Metropolismag.com