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Riku Pentikäinen, Global Director of Workplace Strategies, racconta come, fino a qualche hanno fa, le sedi Microsoft fossero molto interessanti dal punto di vista del design, ma avessero poco in comune tra di loro. Per questo motivo nel 2014 è stato avviato il programma The Design Language for Place, per sviluppare un linguaggio di progettazione comune e globale per Microsoft. Un progetto tanto ambizioso quanto difficile, ognuno infatti avrebbe avuto una visione personale e diversa.
Queste le domande che hanno portato a stabilire quello che oggi è il Microsoft Design Language.
Una guida preziosa per gli architetti, che lavorano a partire dall'orientamento aspirazionale di Microsoft dal punto di vista del design che non vuole essere vincolante su colore, moquette, arredi... Ma tracciare una direzione che porti a sviluppare spazi accoglienti, caldi, familiari, domestici.
Gli architetti, quasi inaspettatamente, hanno apprezzato molto la chiarezza e la trasparenza su quelle che sono le aspettative di Microsoft con la conseguenza di meno revisioni e più velocità nell'esecuzione dei progetti.
Sul processo progettuale Riku sottolinea che il primo passo è scegliere un architetto che abbia voglia di lavorare con Microsoft, proprio perché la maggior parte dei problemi sorgono quando la visione degli architetti non è allineata a quella di Microsoft o se non sono predisposti a farlo. Il passaggio successivo consiste nell'ascoltare gli end user: un processo di cambiamento da la possibilità di conoscere, oltre che le persone e le loro necessità, anche come funzionano realmente le cose, i flussi di lavoro, l’operatività quotidiana. Sono proprio gli end user che devono trasferire i loro bisogni al team che guida la trasformazione.
Questo team è coordinato dai regional workplace strategists, che sono l’interfaccia degli architetti si assicurano che le linee guida del design vengano rispettate. È un dialogo molto denso, profondo, sostanziale sulla direzione che Microsoft vuole intraprendere, tracciando un percorso in cui ogni scelta, ogni dettaglio è messo in discussione. Perché è dal confronto di visioni diverse nascono le soluzioni migliori.
Un’altra novità introdotta nello sviluppo delle nostre sedi è l’utilizzo dei dati: in sinergia con il team scientifico, Microsoft ha sviluppato il PAA Peak Average Attendance. Automaticamente si elaborano i file dei badge per estrapolare l'effettivo tempo di utilizzo degli spazi e poter stabilire, ad esempio, metratura necessaria o allocazione dello spazio. Tra le altre cose, questo ha permesso anche di ridurre il footprint di Microsoft.
Al momento è attivo anche un progetto pilota in cui, attraverso una LAN Wirless, è possibile triangolare il posizionamento delle persone e creare mappe di calore che mostrano in tempo reale quali tipi di spazi vengono utilizzati. Oltre ai dati sull’utilizzo degli spazi, ce ne sono altri che mostrano come e con chi le persone collaborano, per conoscere quali flussi di lavoro e connessioni esistono tra i differenti dipartimenti aziendali.
Altri dati ancora arrivano dai sondaggi degli HR, in termini di preferenze e necessità personali. Tutto per arrivare a creare ambienti in grado di massimizzare la produttività. Ma attenzione, oltre i dati, è necessario sviluppare una visione olistica di come lo spazio si comporta, e far si che si adatti automaticamente. Questa è un'area su cui Microsoft sta collaborando con Steelcase, Herman Miller, Knoll e Haworth per soluzioni che consentano questo adattamento. Orange Books e Framery supportano l'azienda per garantire la massima flessibilità nello spazio.
Un altro tema fondamentale è conoscere quali sono le aspettative della forza lavoro del domani, e come possiamo adattare lo spazio per attirare i futuri talenti. Bisogna analizzare input provenienti da diversi livelli: dall'università ai bambini che iniziano la scuola elementare. Un'altra parte del programma di ricerca riguarda la comprensione dell’impatto che alcune innovazioni hanno sul workplace. Qual è l'impatto della stampa 3D dei mobili sul posto di lavoro? Qual è l'impatto della gig economy e come influenza l'ambiente fisico?
